Het is een aanlokkelijk idee om je offerte via e-mail te versturen. Het is snel, gemakkelijk en goedkoop. In dit artikel zetten wij de voor- en nadelen op een rijtje.

De voordelen

In onze snelle wereld is er veel voor te zeggen om offertes via e-mail te versturen. Je drukt op de verzendknop en je (potentiële) klant heeft de offerte binnen enkele minuten in huis.

Het is bovendien goedkoop. De printer komt er niet aan te pas. Of toch wel? Veel mensen vinden het lastig van een beeldscherm te lezen. De kans is groot dat men jouw offerte print. Je hebt dan niet meer in de hand hoe men de offerte afdrukt en wat het resultaat is. Dat kan de perceptie negatief beïnvloeden.

Meer nadelen

Er zijn nog andere nadelen verbonden aan het versturen van offertes via e-mail: mensen hebben moeite met lezen van beeldschermen.

Het is verstandig om hiermee bij de opmaak van de offerte rekening te houden. Van het scherm lezen gaat makkelijker met:

• korte alinea’s (hoogstens 4 – 6 regels),
• kortere zinnen (gemiddeld maximaal 12 woorden),
• meer witruimte laten (dus extra witregels toevoegen, ook waar ze eigenlijk niet horen, zie de opmaak van dit artikel),
• duidelijke indeling met behulp van koppen en inspringen (zoals in dit artikel)

Ga er altijd van uit dat de ontvanger het bestand zal printen. Maak het dus niet te ‘zwaar’ door er veel plaatjes aan toe te voegen.

Soms verdwijnen bijlagen

De meeste mensen versturen de offerte als bijlage met de e-mail. Daardoor hebben ze meer mogelijkheden om het document netjes op te maken. Als je de offerte in een gewone e-mail verpakt, kan de opmaak geheel of gedeeltelijk verloren gaan.

De oorzaak hiervan is dat de ontvanger zijn e-mail programma vaak anders heeft ingesteld (bijvoorbeeld anders afbreken van regeleinden), of met een andere e-mailprogramma werkt.

Weigerachtige servers

Aan het versturen van bijlagen kleven ook nadelen. Het hangt er namelijk van af hoe de server van de ontvanger is ingesteld. Soms accepteren servers geen bijlagen (angst voor virussen). En het kan ook voorkomen, zoals ik pas nog meemaakte, dat de server van de ontvanger bestanden boven een bepaalde grootte niet accepteert.

Je kunt dit omzeilen door speciale programma’s voor het verzenden van grotere bestanden te gebruiken. Denk daarbij aan bijvoorbeeld:

• WeTransfer
• DropSend
• Of cloudservices zoals Dropbox of Box.com

De uitgebreide versie van Adobe Acrobat kent een speciale functie waardoor de ontvanger een link krijgt naar het bestand en dit zelf kan ophalen.

Spamfilter

Als je pech hebt ziet het systeem van de ontvanger je e-mail aan als spam. Pas vooral op met de woorden die je kiest voor de kopregel.

Tip. Verstuur een aparte e-mail waarin je de komst van de offerte aankondigt.

Over het hoofd zien

De ontvanger ziet een offerte in ‘e-mailvorm’ soms over het hoofd. Sommige mensen ontvangen letterlijk honderden berichten per dag. Anderen lezen hun e-mail onregelmatig. Je kunt dit oplossen door middel van een leesbevestiging. Dat is dwingend. Zo dwingend dat het soms irritatie oproept. Gebruik leesbevestigingen dus uitsluitend voor zeer belangrijke e-mails. Maak er geen gewoonte van.

Er zijn ook programma’s die aangeven dat men het bestand heeft geopend zonder dat de ontvanger dit ziet.

De touwtjes in handen houden (PDF)

Indien je een offerte als gewone e-mail of Wordbestand verstuurt, houd er dan rekening mee dat anderen het document per ongeluk kunnen wijzigen. Je voorkomt dit door het bestand op te slaan in PDF-formaat. Hiervoor zijn diverse programma’s in omloop, zoals Adobe Acrobat. Het voordeel van Adobe Acrobat is dat je de opmaak van het document in de hand houdt.

Eerst overleggen voordat je de offerte verstuurt

Het kan verstandig zijn om met de klant te overleggen en te vragen waar zijn voorkeur naar uitgaat. Ik vermoed dat verreweg de meeste mensen het prima vinden als je de offerte via de e-mail verstuurt. Maar er zijn ook mensen die de voorkeur geven aan ouderwets papier.

Conclusie. Offertes via e-mail versturen is een prima gedachte. Toch raad ik je aan eerst met de prospect te overleggen. Vraag hem naar zijn voorkeur. Traditionele post is nog steeds een alternatief. Je kunt ook voorstellen de offerte persoonlijk aan te bieden.