Managen lijkt zo eenvoudig, maar dat is het natuurlijk niet. Het is puur mensenwerk en daarbij gaat soms wel eens iets verkeerd. Gelukkig zijn er enkele praktische vuistregels die hun nut in de praktijk hebben bewezen.

Zondigen tegen deze vuistregels is bijzonder gemakkelijk en vaak ook begrijpelijk, want managers hebben zoveel aan hun hoofd. Helaas komen deze zonden managers soms duur te staan omdat ze een deuk in het onderlinge vertrouwen kunnen geven. Is dat eenmaal een feit? Dan is de manager niet zelden een roepende in de woestijn.

Je vindt in dit artikel enkele gouden regels voor managers die mee helpen een geweldig team te creëren en te houden.

Blijf rustig

“Boos worden is heel gemakkelijk, iedereen kan het. Maar op de juiste manier boos zijn en in de juiste proporties en op het juiste moment is een stuk lastiger” Mark Twain

Met andere woorden: boosheid is over het algemeen een slechte managementtool. Wanneer een manager zichzelf laat gaan tegenover een medewerker heeft het meestal een averechts effect. Overigens betekent dit zeker niet dat managers nooit boos mogen zijn. Maar zoals Mark Twain het zo prachtig verwoordde: wees boos op de juiste manier. Laat anderen in alle rust merken dat je niet blij bent.

Wees warm, persoonlijk en geïnteresseerd

Een koude en afstandelijke houding aannemen is een prima recept voor verwijdering tussen de manager en zijn team. Mensen vinden het plezierig wanneer anderen oprechte interesse in ze tonen. Managers bereiken veel meer met een complimentje en af en toe een vriendelijk praatje. Mensen zullen het dan ook veel gemakkelijker accepteren als de manager een keertje slecht nieuws brengt.

Wees consistent in je boodschappen en je gedrag

Mensen hebben moeite met types die het ene zeggen en het andere doen. Dat geldt des te sterker voor het prediken over normen en waarden. Als de manager deze zelf met handen en voeten treedt is het snel gebeurd met zijn geloofwaardigheid. Kortom: zeg wat je doet en doe wat je zegt. Op die manier weten medewerkers precies wat ze aan de manager hebben.

Houd het simpel

Het is de taak van de manager prioriteiten vast te stellen. Hij overvalt zijn team niet telkens met allerlei nieuwe initiatieven die binnen de kortste keren een stille dood sterven. Zondigt een manager toch tegen deze vuistregels? Dan halen zijn medewerkers de schouders op en denken:

“Laat hem maar kletsen, ik trek me er toch niets van aan!”

Neem de verantwoordelijkheid voor je acties

De manager is de baas. Het betekent ook dat hij verantwoordelijk is voor alles wat er binnen zijn team gebeurt. De manager mag deze verantwoordelijkheid niet op anderen afschuiven. Hij geeft anderen niet de schuld van wat er fout gaat. Op die manier is de manager een prima voorbeeld voor zijn medewerkers en kan hij precies hetzelfde van hen eisen. Trouwens: meestal hoeft hij dan niets meer te eisen. Mensen gaan er van zelf naar leven als dat de cultuur is binnen hun groep.

Eerst de feiten en dan pas conclusies trekken

Voor onze beurt spreken is vreselijk onhandig. Wanneer dan later blijkt dat de manager het bij het verkeerde eind heeft, dan staat hij in zijn hemd. Stel een medewerker komt bij zijn manager klagen over een collega. De manager stapt zonder deze feiten te checken op die collega af en geeft hem een uitbrander. Pas dan blijkt dat de klager sterk heeft overdreven of de zaken eenzijdig heeft belicht. De manager staat voor schut en zijn geloofwaardigheid loopt een deuk op.

De gouden regel is: eerst de feiten controleren (op een rijtje krijgen) en dan pas conclusies trekken. Niet andersom.

Tip. Komt een medewerker over een collega klagen? Vraag dan eerst: “Heb je dit met je collega besproken?” en “Wat was zijn reactie?” Wellicht nog beter: haal die collega er bij en bekijk dan wat er van die klachten overblijft. Pas hoor en wederhoor toe.

Reageer vlot

Deze vuistregel is zeker niet in tegenspraak met de vorige. Medewerkers verwachten van hun manager dat hij alert reageert op hun vragen, e-mails of telefoontjes. Wanneer de manager een politiek voert van ‘ze moeten maar eventjes wachten totdat ik daarvoor tijd heb’ loopt hij op den duur tegen heel wat weerstand op. De eerste en meest voor de hand liggende reactie is:

“Hij is niet geïnteresseerd in wat ik doe!”

Tip. Soms kan die reactie ook heel simpel zijn: “Heb je er zelf al over nagedacht?” en “Wat denk jij dat de beste oplossing is?”

Steun je medewerkers openlijk

Een manager die zijn medewerkers tegenover anderen afvalt vertoont een ongelukkige gedragsstijl. Zijn medewerkers nemen het hem niet in dank af. Dat neemt niet weg dat de manager ze later, onder vier ogen, natuurlijk best mag terechtwijzen. Maar niet in het openbaar.

Laat anderen met de eer strijken

Het komt met enige regelmaat voor. De sales manager gaat met zijn verkoper op stap. Vervolgens sluit de manager de deal af. Hij geeft het laatste zetje en verkondigt trots dat hij de deal heeft gesloten. Triest, maar het gebeurt. Feitelijk mag dat dan waar zijn omdat managers veelal meer autoriteit hebben, maar het voelt voor de verkoper die al het voorwerk heeft gedaan bijzonder onplezierig aan.

Het is natuurlijk veel fraaier om de verkoper de eer te gunnen. Hij zal zijn manager er dankbaar voor zijn. Zelfs in die gevallen waarin de aanwezigheid van de manager werkelijk de doorslag gaf, is het beter om de verkoper met de eer te laten strijken.

Stel jezelf op als een coach

Een van de meest gehoorde klachten over sales managers is:

“Hij is altijd aan het vergaderen en heeft nooit tijd voor me. Hij gaat alleen maar met me op stap wanneer er problemen zijn!”

De taak als sales coach schiet er nogal eens bij in. Dat is ontzettend jammer. De coachende sales manager brengt zijn team op een hoger niveau. Bovendien is het een blijk van interesse voor de medewerker. Aandacht is het toverwoord in menselijke relaties.

Pas op. De verkeerde aandacht werkt als een veenbrand. Er zijn managers die alleen maar iets van zich laten horen wanneer de zaken niet naar wens gaan. Het is fnuikend voor de motivatie van de verkoper.

Geef je fouten toe

Wij maken allemaal fouten. Niemand uitgezonderd. Er is dus niets mis mee wanneer een manager zijn fouten toegeeft. Wanneer een manager zich probeert voor te doen alsof hij alwetend en foutloos door het leven gaat, vat men dat op als arrogantie. De manager scoort er niet mee.

Wees niet gierig met complimenten

Complimenten hebben meer effect dan bijvoorbeeld geldelijke beloningen. Complimentjes komen de sfeer ten goede en vertellen medewerkers met zoveel woorden:

“Ik heb waardering voor wat je doet!”

Zelfs wanneer iets is mislukt, kun je mensen toch een complimentje geven voor het harde werk dat ze hebben gedaan.

Tenslotte. Deze gouden vuistregels komen allemaal op één ding neer: leid door zelf het goede voorbeeld te geven.