Verkopers zijn praktijkmensen. Toch is het belangrijk om elkaar te ontmoeten en bij te praten over de laatste ontwikkelingen. Maar verkopers zijn bepaald geen vergadertijgers. Hoe zorg je er voor dat ze de vergaderingen met plezier bezoeken en er ook nog wat van opsteken?

Wat is de doelstelling?

Bepaal voor elke vergadering duidelijk wat de doelstellingen zijn. Verkopers zijn echte doeners. Een gedwongen verblijf in een vergaderzaaltje ergens op het hoofdkantoor behoort over het algemeen niet tot hun favoriete bezigheden. Breng ze dus vooraf op de hoogte van je plannen.

De agenda moet voldoende afwisseling bevatten. Zorg vooral voor veel “actiepunten”. Actiepunten zijn praktische zaken die verkopers bij wijze van spreken dezelfde dag nog in hun praktijk kunnen toepassen. Bespreek praktijkvoorbeelden en cases met je verkopers. Dat zijn zaken waar verkopers naar zijn geïnteresseerd.

Advies. Zorg er voor dat elke vergadering een aantal nuttige leermomenten heeft. Je vindt op deze website honderden artikelen boordevol tips en adviezen. Maak er gebruik van!

Beperk de spreektijd

De grootste makke van veel vergaderingen is dat ze worden overheerst door enkele praatgrage collega’s. De rest houdt gewoon de kaken stijf op elkaar in de hoop dat het allemaal snel voorbij is. Beperk de spreektijd van de deelnemers en activeer de “stillen” door ze gerichte vragen te stellen. Dit geldt niet uitsluitend voor de deelnemers, maar ook voor degene die de leiding heeft.

Een van mijn vroegere sales managers hield eindeloze, slaapverwekkende, monologen. Geen wonder dat iedereen er behoorlijk de ziekte over in had als de maandelijkse vergadering weer op het programma stond.

Tip. Geef een korte inleiding van het onderwerp, het liefste met enkele prikkelende opmerkingen en eindig met een vraag. Zo activeer je de deelnemers.

Blijf bij het onderwerp

Echte vergadertijgers tref je zelden aan onder verkopers. Maar dat betekent niet dat ze hun mond houden. Er ligt een gevaar op de loer: deelnemers die telkens van onderwerp veranderen. Bepaal vooraf wat het onderwerp is en hou je hier strikt aan. Als iemand het onderwerp verandert, roep hem dan snel tot de orde.

Dat is mogelijk op een vriendelijke manier. Complimenteer de deelnemer met zijn inbreng en zeg dat het een interessant onderwerp is, maar niet nu. Wellicht kun je het onderwerp ook in een één-op-één gesprek behandelen. Of is het een goed punt voor de volgende vergadering?

Nu wij het toch over de inhoud hebben: veelal bespreekt men onderwerpen die men ook schriftelijk had kunnen afhandelen. Daarvoor is e-mail prima geschikt. Val verkopers er niet mee lastig tijdens de vergadering.

Geen ruimte voor persoonlijke onderwerpen

Vergaderingen dienen de doelstellingen van een groep. Persoonlijke doelstellingen, hoe belangrijk ook, horen niet thuis in een vergadering. Daarvoor regel je persoonlijke gesprekken.

Beperkte tijd

Meer van hetzelfde is niet altijd beter. Zorg voor een duidelijk aanvangstijdstip, maar bepaal ook wanneer het allemaal voorbij moet zijn. Enkele uurtjes is meer dan genoeg. Schud deelnemers regelmatig wakker door iets actiefs te doen.

Pas op. Organiseer geen vergaderingen kort na lunchtijd. Wij hebben allemaal wel eens gehoord van de after lunch-dip. Begin dus op een tijdstip waarop iedereen op de top van zijn activiteit is: dat is meestal in de ochtenduren.

Maak een actielijst!

Notulen maken kost veel tijd en wie leest ze? Soms worden vergaderingen bijna woordelijk genotuleerd. Het argument is meestal: dan weet de leiding wat er is besproken. Dat zijn bijzonder lastige klusjes die men vaak ook nog uitbesteedt aan een van de deelnemers. Weer zo’n reden om te ontsnappen aan de vergadering! Maak een lijstje met actiepunten en gemaakte afspraken. Dat werkt prima.

Houd vervolgens de voortgang bij en controleer de volgende vergadering of er ook iets met deze punten is gedaan. Want daar gaat het allemaal om: vergaderingen moeten aanzetten tot nuttige acties.