Verkopers ontvangen regelmatig offerteaanvragen van onbekenden. Het groentje smult: een prachtige kans op makkelijke productie. De ervaren rot gruwt: weer veel werk zonder dat het iets oplevert.

De waarheid ligt waarschijnlijk ergens in het midden. De vraag is natuurlijk: hoe scheid je het kaf van het koren?

De offerteaanvraag: een geschenk uit de hemel?

In deze tijden van supersnelle communicatie komen verzoeken voor het maken van offertes overal vandaan: via post, e-mail, sociale media, fax (die schijnt nog te bestaan) en telefoon. Dergelijke verzoeken lijken een geschenk uit de hemel.

Dat was het positieve nieuws. Er is echter ook minder goed nieuws. Het kost vaak veel tijd om een offerte te maken en het is nog maar de vraag of het iets oplevert. Het gebeurt regelmatig dat iemand eigenlijk alles al heeft kortgesloten met zijn huidige leverancier, maar dan vanwege de in het bedrijf geldende regels bij enkele andere bedrijven offertes aanvraagt.

Anderen vragen gewoon op allerlei plaatsen een offerte aan om een idee te krijgen van de markt of de goedkoopste aanbieder. Deze mensen weten maar al te goed dat er bosjes verkopers zijn die watertanden van de kans om een offerte te mogen uitbrengen.

Het komt ook voor dat aanvragers onbevoegd zijn de aankoop te accorderen. Kortom: het levert soms veel werk op en weinig verkopen.

Let op. Een offerte is nooit een doel op zich. Zorg er voor dat je een reëel beeld heb van je kansen op een order. Anders is de kans groot dat jouw inspanningen vruchteloos blijven.

Hoe ontvang je het verzoek voor de offerte?

De manier waarop het verzoek binnenkomt, is veelzeggend. Als het verzoek via de telefoon komt is het een positief teken. De responsdrempel via de telefoon is hoger dan via de post of e-mail. De reden hiervoor is dat veel mensen zich er bewust van zijn dat de verkopers allerlei ‘lastige’ vragen stellen. Niet iedereen heeft daar zin in.

Lastige vragen stellen moet je zeker doen! Het is jouw taak om prospects vragen te stellen en zodoende te ontdekken of er een serieuze kans is op een order. Stel bijvoorbeeld de vraag:

“Ik geef u graag de aangevraagde informatie. Om u van de juiste informatie te kunnen voorzien, wil ik u enkele vragen stellen. Is dat goed?”

Of:

“Uiteraard maken wij graag een voorstel voor u. Maar om u een goed voorstel te kunnen doen is het belangrijk dat ik meer weet over uw wensen. Daarom wil ik u enkele vragen stellen. Is dat goed?”

Indien het antwoord positief is, vraag je wat de precieze aanleiding is. Daarmee kom je veel te weten. Maar het is verstandig nog veel meer te vragen, bijvoorbeeld:

• Wat zijn de belangrijkste wensen en behoeften?
• In welke fase van het aankoopproces verkeert de prospect?
• Is het verzoek ook aan andere bedrijven gestuurd?
• Waarom heeft de prospect speciaal contact met jou opgenomen?
• Van welke eisen moet het product / dienst voldoen?
• Heeft de klant al eerdere ervaringen met deze dienst / product?
• Zo ja, wat zijn die dan?
• Is de persoon in kwestie beslissingsbevoegd? Vraag: zijn er naast u nog anderen bij deze beslissing betrokken?
• Indien nee: op welke termijn wordt de beslisser in het proces betrokken?
• Krijg je de mogelijkheid deze beslisser(s) persoonlijk te spreken?
• Op welke termijn denkt de prospect de knoop door te hakken?
• Heeft de prospect al een budget vastgesteld.
• Zo ja, hoe groot is het budget?
• Et cetera.

Tip. Dit zijn best veel aandachtspunten. De kans is groot dat je in het heetst van de strijd iets vergeet. Maak een checklijstje en werk dat af.

Schriftelijke offerte-aanvragen

Komt het verzoek via de post, fax of e-mail dan is de zaak soms minder rooskleurig. Het zegt iets over de prioriteit die de potentiële klant toekent aan zijn eigen verzoek. Even snel een mailtje schrijven en we zien wel wat er van komt. Hierbij is het veelal de vraag of je de kans krijgt een normaal verkoopgesprek te voeren.

Er zit nog een ander vervelend kantje aan klanten die hun vraag bij diverse (potentiële) leveranciers droppen: ze hebben lang niet altijd hun huiswerk goed gedaan. Dergelijke verzoeken kenmerken zich door allerlei vaagheden en het ontbreken van belangrijke gegevens. In deze gevallen is een telefoontje naar de aanvrager een minimale vereiste. Want de vraagstelling moet helder zijn alvorens je een deugdelijk voorstel kunt maken.

Wel of geen offerte maken?

Het antwoord op deze vraag is: dat hangt er vanaf. Kost het weinig tijd en moeite om offertes te maken? Dan ligt het voor de hand om de gedachte ‘niet geschoten is altijd mis’ te omarmen. Maar kost het wel veel tijd en moeite? Dan is het beter om een tikkeltje kieskeurig te zijn.

Het is sowieso een goed idee om statistieken van je offertes bij te houden en daarbij aan te tekenen hoe ze zijn binnengekomen en welk type klant het betrof. Belangrijk is vaak ook of er een verkoopgesprek is geweest en of/hoe de offerte concreet is opgevolgd.

Leg de meetlat langs offertes die je in het afgelopen jaar hebt uitgebracht. Wellicht kun je daar succesfactoren uit destilleren. Op die manier krijg je een beter idee van wat jouw kans van slagen is. Het kan er op uitdraaien dat je in bepaalde gevallen geen offerte meer maakt.

Tip. Reageer snel op aanvragen. Wanneer ze via de e-mail of telefoon komen verwacht men binnen enkele uren een reactie. Degene die het snelst reageert, heeft over het algemeen een grotere kans op de order.

---