Een van de grootste zonden die verkopers kunnen begaan is hun afspraken niet nakomen.

Zeker wanneer je de klant in het ongewisse laat. Het geeft irritaties en slaat een flinke deuk in het vertrouwen van klanten. Kun je dit voorkomen?

Er kunnen zich situaties voordoen waardoor het onmogelijk is een afspraak na te komen. Denk bijvoorbeeld aan calamiteiten, zoals:

• ziekte,
• pech onderweg,
• files of nog erger een aanrijding.

Hoe los je zoiets op? In dit artikel vind je enkele praktische tips.

Goed organiseren

Georganiseerd werken betekent: altijd de volledige contactgegevens van klanten in de klantendatabase noteren.

Deze klantgegevens meenemen wanneer je op pad gaat. Met een smartphone is het tegenwoordig heel gemakkelijk om deze gegevens te synchroniseren. Met een iPhone gaat dat bijvoorbeeld prima via de iCloud. Er is ook een app voor Outlook. Talloze CRM systemen hebben ook apps voor smartphones. Je hebt dan wanneer je onderweg bent direct toegang tot deze gegevens en kunt de klant op de hoogte brengen.

Geef collega’s toegang tot jouw agenda. Op die manier is het voor hen mogelijk om het moeiteloos van je over te nemen. Uiteraard moeten zij dan ook toegang hebben tot de gegevens van je klanten.

Je kunt zelf nog actie ondernemen

Licht de klant zo snel mogelijk in wanneer je ziet dat je afspraken (niet op tijd) kunt nakomen. Liever iets te vroeg, dan de klant in het ongewisse laten.

Want ook al doe je nog zo hard je best om je afspraak na te komen, zo lang de klant niet van je hoort en jij het afgesproken tijdstip hebt overschreden, weet hij niet beter dan dat jij je niet aan je afspraken houdt.

Laat anderen de regie overnemen

Stel je meldt jezelf ziek of hebt pech onderweg. Weten jouw collega’s dan met wie je afspraken hebt? Kunnen zij een helpende hand bieden?

Spreek samen een procedure af. Bijvoorbeeld: na een ziekmelding, kijkt je collega altijd in je agenda en neemt het van je over. Dat ‘overnemen’ kan simpel betekenen dat jouw collega’s de klanten bellen en vertellen wat er aan de hand is.

Let op. Schakel je collega’s ook altijd in wanneer je afwezig bent (bijvoorbeeld ivm vakantie). Het is eigenlijk onacceptabel wanneer klanten een bericht ontvangen dat je er niet bent en hun e-mail niet automatisch wordt doorgestuurd naar een collega.

Tenslotte

Het ergste wat er kan gebeuren is dat de klant niets hoort, van jou of iemand anders binnen de organisatie. Daarmee maak je een bijzonder slechte indruk. Zorg dus altijd voor een goede back-up en de meeste mensen zullen het je vergeven!