Het is een bekend advies van mensen die zich bezighouden met time management: maak een takenlijstje oftewel een to-do-lijst. Op het eerste gezicht lijkt het een prima idee. Je bepaalt elke ochtend wat je moet doen en gaat vrolijk aan de slag. Toch zitten er vervelende nadelen aan zo’n takenlijstje.

Hoe gaat het meestal? Het lukt lang niet altijd om je taken op een dag af te krijgen. Dus schrijf je ze de volgende dag weer braaf op je takenlijstje. Wanneer er aan het eind van de dag dan weer enkele taken zijn blijven staan, geef je jezelf daarvan de schuld en voel je je rot.

Te veel om te kiezen

Volgens de Amerikaanse psycholoog Barry Schwartz is een grote hoeveelheid aan keuzes fnuikend. Wij raken overdonderd door de talloze mogelijkheden en reageren lang niet altijd op de beste manier. We maken regelmatig verkeerde keuzes. Of stellen keuze gewoon uit. En dat was nu juist niet de bedoeling van zo’n takenlijst.

Verwarrende mogelijkheden

De meeste takenlijstjes bevatten een mix van eenvoudige en ingewikkelde taken. De verleiding is groot om vooral de gemakkelijke taken eerst te af te werken. Het geeft voldoening. Wij schuiven de moeilijke taken voor onszelf uit.

Verwarrende prioriteiten

Het ligt ook voor de hand dat de ene taak een veel hogere prioriteit heeft dan de andere. Een hoge prioriteit betekent lang niet altijd dat iets belangrijk is. Maar wij geven meestal toch voorrang aan de taak met de hoogste urgentie en laten de belangrijkste taak versloffen.

Wat dan wel?

Er is gelukkig een eenvoudige oplossing voor dit hardnekkige probleem: de elektronische agenda. Vergeet de to-do-lijst en plan de taken direct in je kalender. Tip. Stel het alarm in. Houd daarbij rekening met andere afspraken en verplichtingen.

Ruim extra tijd in om allerlei onverwachte zaken af te handelen. Op deze manier kun je weinig anders dan de taak afmaken. Het werkt in ieder geval een stuk beter dan zo’n takenlijstje met ezelsoren.

Lees ook: Een handige tool om je activiteiten te organiseren