Een e-mail is binnen een handomdraai geschreven. Daarnaast is effectief e-mails schrijven veel lastiger dan men vaak denkt. E-mail versturen vereist meer planning dan men vaak denkt.

E-mail is gewoon een manier om te communicere
E-mail is geen doel op zich. Het is gewoon één van de vele communicatiekanalen. Bekijk of e-mail wel het meest geschikte kanaal is om in bepaalde gevallen met anderen te communiceren.
Soms is het veel gemakkelijker en sneller om eventjes de telefoon te pakken of een appje te sturen.

Pas op. Heb je kritische noten te kraken? Gaat iemand een discussie met je aan? Dan kan het met e-mail volledig uit de hand lopen omdat je in een e-mail lastig emoties tot uitdrukking kunt brengen. Grapjes of (cynische) opmerkingen vallen al gauw verkeerd. Zoek mondeling contact.

Tip. Kijk voordat je een antwoord geeft ook even naar de persoonlijke stijl van degene die je een antwoord stuurt. Bijvoorbeeld: is die persoon kort van stof? Dan stuur jij ook korte berichten. Wees zo persoonlijk mogelijk. Stel iemand meldt zich met zijn voornaam. Dan is het een goed idee om die voornaam te gebruiken en niet te gaan ‘meneren’ of ‘mevrouwen’. Als je dat doet creëer je meteen afstand.

Pas op. Denk goed na wat je in een e-mail schrijft. Blijf professioneel. Wees terughoudend met verhalen uit je persoonlijke leven. Misschien wel handig om even te bedenken:

“Stel dat iemand dit bericht naar derden doorstuurt, is dat wat ik wil?” Bij twijfel: niet doen.

Tip. Wijzig bij beantwoording van je e-mails de onderwerpregel van je antwoord. Hiermee kun je de aandacht van de lezer beter sturen. Trouwens een onderwerpregel met: “Re: oorspronkelijk onderwerp” staat een beetje gemakzuchtig, vind je ook niet?

Hoe vaak open je de e-mail?
Laat jij het e-mailprogramma altijd aanstaan? Dan is de kans groot dat je telkens een signaal hoort of ziet wanneer je een e-mail ontvangt. Het is dan verleidelijk om meteen het bericht te openen.

Tip. Schakel signalen uit. Dat geeft minder afleiding bij andere werkzaamheden.

Tip. Open je e-mailprogramma op gezette tijden. Een goede vuistregel is 3 of 4 keer per dag. Sluit het vervolgens weer af. Een en ander is uiteraard afhankelijk van hoe jouw dagindeling eruit ziet en wat men van je verwacht.

De e-mail in één keer afhandelen
Het overkomt ons allemaal (wel eens). Wij openen een e-mail, kijken er even naar en sluiten hem dan weer af. Op die manier blijft het doorzeuren. Het verstandigste is om meteen actie te ondernemen en de e-mail af te handelen.

Beperk het aantal berichten
Attendeer je collega’s er op dat het vaak onnodig is om iedereen op een e-mail te cc’en en ‘reply to all’ is vaak overbodig. Natuurlijk hoef je niet voor elk wissewasje een e-mail te schrijven.

De inbox is geen database
De inbox van sommige mensen loopt letterlijk over. Ze bevat honderden of zelfs duizenden berichten. Daarmee verlies je het overzicht. Verwijder een e-mail uit je inbox zodra die is afgehandeld. Maak eventueel enkele aparte mapjes aan waarin je belangrijke berichten bewaart.

Extra tip (en misschien wel de belangrijkste van allemaal: controleer een e-mail voordat je hem verstuurd. We hebben het allemaal wel eens meegemaakt dat we iets zijn vergeten, verkeerd hebben gespeld of een bijlage niet hebben bijgesloten.

Een handige truc om te voorkomen dat je een e-mail per ongeluk verstuurd, is om pas op het laatste moment het e-mailadres waar de mail naar toegaat in te vullen.

Controleer goed of je het bericht naar de juiste persoon stuurt. Mailprogramma’s doen veelal suggesties op basis van mails die eerder zijn verstuurd. Daar kan het dus fout gaan als je niet oplet.