Hoe vaak heb je klanten de volgende magische woorden horen uitspreken: “Wilt u alles eventjes op papier zetten?” Meestal doen verkopers dan braaf wat de klant vraagt en maken ze een offerte. We staan er lang niet altijd bij stil of een offerte wel nodig is. Kan dat niet anders?

Heel vaak kan het inderdaad niet anders. Maar er zijn ook talloze situaties denkbaar waarin een offerte niet nodig is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan relatief eenvoudige producten of diensten. Ook bij herhalingsaankopen door vaste klanten is een offerte veelal overbodig. Als er niets bijzonders aan de hand is kun je volstaan met een simpele prijsopgave of een orderbevestiging.

Tip. Vraag je af of een offerte wel de juiste stap in het verkoopproces is. Je vindt hier talloze vragen en antwoorden.

Als het toch ingewikkeld is?

Stel jullie zijn het met elkaar eens. Over het algemeen sturen veel verkopers dan toch een offerte. Daarin vindt de klant belangrijke zaken, zoals een: samenvatting van wensen en behoeften, beargumentering voor de oplossing, specificaties, prijzen en natuurlijk de leveringsvoorwaarden. Het is de voorloper van het contract. Maar als het overal over eens bent. Waarom spreek je dan nog van een offerte? Je kan hetzelfde document (alsof het een offerte is) ook maken, maar met één belangrijk verschil: je noemt het opdrachtbevestiging!

Het woord ‘opdrachtbevestiging’ landt mentaal toch net even iets anders dan ‘offerte’ of ‘voorstel’. De drempel om veranderingen in een voorstel aan te brengen is een stuk lager dan in een opdrachtbevestiging. Je zegt met zoveel woorden dat de deal al is beklonken.

In de begeleidende brief of e-mail vertel je uiteraard dat dit een bevestiging is van de gemaakte afspraken. Dat is toch net wat minder vrijblijvend dan bij een offerte. Het is ook niet opdringerig omdat je het in het verkoopgesprek al met elkaar eens bent geworden.

Soms kan (soms) nog anders: de directe aanpak

De start van mijn online aanwezigheid lijkt bijna een mensenleven geleden. Ik bouwde mijn eerste website in 2001. Daarvoor nam ik contact op met VuurWerk Internet en vroeg om een offerte. Die kreeg ik niet! Ze ‘deden niet aan offertes’! Wat ik wel kreeg? Een kant en klaar contract, met voorwaarden en een korte uitleg hoe ik mijn website online kon zetten: Met andere woorden:

“Wilt u zo vriendelijk zijn om te tekenen op het stippellijntje?”

Dat lijkt nogal brutaal. Maar in feite was het volstrekt logisch. VuurWerk Internet verkocht zelf geen websites. Ze verhuurden serverruimte. Dat was ook toen al een eenvoudige recht-toe-recht-aan-zaak. Niks moeilijks. Dus deden ze ook niet moeilijk over de overeenkomst.

Het zou ook veel te ingewikkeld en te duur zijn om eerst een offerte te versturen en vervolgens als de klant akkoord was dan pas het contract. Met alle gedoe over nabellen en jengelen om een handtekening. Het werkte voor deze club prima.

Deze directe aanpak is ook de manier hoe webwinkels werken. Je stopt de spulletjes die je wilt hebben in een winkelmandje en daarna krijg je een overzicht van wat je allemaal wilt kopen. Vervolgens geef je een akkoord en je rekent af. Het boodschappenmandje is natuurlijk de moderne versie van een order- of aanvraagformulier. Die formulieren zijn trouwens nog steeds op allerlei plaatsen in gebruik en werken vaak prima.

Winkelmandje op maat

Nu het boodschappenmandje ter sprake is gekomen, denk je natuurlijk meteen aan een webshop. Stefan Dezaire van CADez pakt het bijzonder slim aan. Zij maken naar aanleiding van de klantvraag een winkelmandje op maat (waarin alle gewenste artikelen zitten) aan. De klant hoeft dan alleen nog maar akkoord te geven. Deze werkwijze heeft meerdere voordelen:

• De betaling verloopt via de webwinkel en dus gaan betaling en facturatie volautomatisch. Er komt geen mens meer aan te pas.
• Gaat er iets verkeerd? Dan is het terugboeken ook een fluitje van een cent.
• Omdat mensen via iDeal afrekenen heb je geen gedoe meer over betalingen en herinneringen. Kortom een webwinkel is ideaal voor je cashflow

De moraal van het verhaal: maak het jezelf en de klant zo makkelijk mogelijk. Bedenk of een offerte wel nodig is. Kan het sneller of gemakkelijker? Doe het dan ook. Want alles wat het aankoopproces van de klant moeilijker maakt, kan uiteindelijk een (onneembare) hindernis vormen voor het afronden van de deal.