Offertes zijn regelmatig een geweldige verspilling van tijd en energie. Soms gebruikt de klant zijn verzoek om van je af te komen. In andere gevallen is er nog zoveel onduidelijkheid, dat het weinig zin heeft om een voorstel op papier te zetten. Kortom: wat moet je eerst weten voordat je een offerte gaat schrijven?

In dit artikel vind je acht belangrijke vragen die je eerst moet beantwoorden voordat je een voorstel maakt. Doe je het niet? Dan is de kans groot dat je een blauwtje loopt.

1. Weet je zeker dat dit de juiste klant is voor je product of dienst?

Denk hierbij aan de omvang van de klant, zijn locatie, potentieel en complexiteit. Een ander belangrijke vraag is: past deze klant bij jullie? Moet je een of meer van deze vragen negatief beantwoorden? Denk driemaal na voordat je een offerte maakt.

2. Weet je voldoende over de doelstellingen van de klant?

De klant heeft je vanwege een bepaalde reden gevraagd. Kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wat is de aanleiding van zijn vraag?
• Heb jij voldoende doorgevraagd over zijn beweegredenen?
• Wat zijn de consequenties voor de klant als hij niks doet? (zie implicatievragen).
• Wat wil hij met jouw product of dienst bereiken? (zie nuttig effectvragen)
• Passen de wensen van de klant binnen de doelstellingen van zijn organisatie?

Om dergelijke vragen te kunnen beantwoorden zijn er soms meerdere gesprekken noodzakelijk.

3. Heb je overeenstemming bereikt over jullie gezamenlijke doelstellingen?

De klant heeft bepaalde doelstellingen en die heb jij ook. Welke resultaten verwacht de klant? Is er een match tussen beide doelstellingen? Of is er sprake van een mismatch? In dat laatste geval loop je vroeg of laat tegen problemen aan.

4. Weet je voldoende over het aankoopproces van de klant?

Er zijn verkopers die weinig tot geen vragen stellen over het aankoopproces van de klant. Ze durven het soms niet. Toch is het gezond zakelijk verstand om de volgende vragen te stellen:

• Kunt u samen met mij uw beslissingsproces doornemen? of
• Kunt u aangeven hoe u binnen uw bedrijf omgaat met de besluitvorming (over deze producten of diensten)?
• Wie is degene die het budget beschikbaar stelt?
• Wie neemt de finale beslissing over dit project?
• Mag ik u vragen met wie u nog meer in gesprek bent?

5. Heb je (al) gesproken met de beslisser?

Wie dat is (of zijn), hangt af van de situatie. Soms is het de directeur en in andere gevallen een manager of een comité. Met enige regelmaat kom je eerst in contact met iemand die op onderzoek gestuurd is door de beslisser. Het is de taak van deze persoon de verschillende opties en aanbieders door te lichten.

Het zijn mensen die wel ‘nee’, maar geen ‘ja’ kunnen zeggen. Het is belangrijk deze mensen te vriend te houden. Anderzijds is het van het grootste belang dat je te weten komt wie er werkelijk aan de touwtjes trekt. Vraag of je deze persoon ook kunt spreken, bijvoorbeeld met:

“Zijn er naast u nog anderen die hierover meebeslissen?”

Uiteraard zonder je contact in een hoek te zetten. Als dat niet lukt, probeer dan meer te weten te komen over de aankoopmotieven van de beslisser. Stel bijvoorbeeld vragen, zoals:

• Hoe denkt [beslisser] hierover?
• Wat vindt hij belangrijk?
• Hoe kijkt hij tegen [onderwerp] aan?

Tip. Weet je de naam van de beslisser? Kijk of je zijn profiel op LinkedIn kunt vinden. Wellicht kun je daar het een en ander uit afleiden.

6. Begrijp je precies wat belangrijk is voor de klant?

Je levert met je product of dienst een zekere waarde aan de ander. Is dat ook wat de klant écht zoekt? Vraag er uitdrukkelijk naar:

• Is snelheid belangrijk?
• Hoe kijken ze aan tegen de kosten / investering?
• Willen ze een maatwerkoplossing of zijn ze tevreden met confectie?
• Welke kwaliteit is vereist?
• Is dit een eenmalige transactie, of zoekt de klant een blijvende relatie?
• Welk aspect van je product of dienst levert de hoogste toegevoegde waarde voor de klant?

7. Heb je alle belangrijke punten van je voorstel met de klant besproken?

Zorg er eerst voor dat je overeenstemming bereikt over de achterliggende ideeën. Men noemt dit ook wel conceptuele overeenstemming. Zeg bijvoorbeeld:

“Voordat ik een voorstel op papier zet wil ik eerst graag de basis ervan met u doornemen.”

Op die manier krijg je belangrijke input voor je voorstel.

8. Heeft de klant er mee ingestemd om je voorstel (persoonlijk) met je te bespreken?

Dit is een belangrijke indicatie voor de interesse en de urgentie van je klant. Als hij weigert je voorstel te bespreken is de kans groot dat de klant er zelf nog niet uit is. Of nog erger: dat hij de zaak op de lange baan schuift.

Het voorstel bespreken kan natuurlijk ook prima over de telefoon. Nog beter is via moderne middelen zoals web conferencing (bijvoorbeeld via Skype, Teams, Zoom, GotoMeeting of Adobe Connect). De klant ziet je en kijkt mee op jouw computer.

Tip. Maak een concrete afspraak: met datum en tijd. Stuur een afspraakbevestiging via de mail en vraag of de klant deze wil bevestigen.

Doe je het niet?

Het lijkt best een hele waslijst. Je doet dit uiteraard niet bij relatief eenvoudige aankopen. Maar het is wel belangrijk om dit soort zaken te weten. Overigens hoef je veelal niet al deze vragen te stellen. Klanten geven je vaak zelf al de nodige informatie. Haak daar op in en vraag bijvoorbeeld:

“Hoe zit dat precies?” of “Prima dat u het zelf aanhaalt wie gaat er binnen uw bedrijf over?”

Er is nog een belangrijk aspect. Als je dit soort vragen niet stelt, kan de indruk bij de klant ontstaan dat je onzakelijk bent. Stel je die vragen wel? Dan ziet men je aan voor een zakelijk ingesteld type. Iemand waar je serieus mee (onder)handelt. De keuze is aan jou.