Je hebt het vast wel eens meegemaakt. Je bent keurig netjes op tijd voor je afspraak en je meld jezelf bij de receptie. En dan …? De receptioniste belt degene waarmee je hebt afgesproken. Ze zegt:

“Gaat u maar eventjes zitten, hij komt zo!” Vervolgens duurt ‘zo’ eeuwen. Zonde van je tijd. Gelukkig zijn er enkele manieren waarmee je deze lastige situaties kunt voorkomen.

Hoe voorkom je deze situatie?

Daarvoor moeten we eerst bekijken wat er gebeurt. Stel je hebt een afspraak om 10.00 uur ‘s ochtends. Omstreeks tien minuten voor tien kijkt je contactpersoon op z’n horloge en denkt:

“Hm… ik heb zo dadelijk mijn afspraak. Gelukkig heb ik nog wel even wat tijd om een klusje te doen!”

Hij besluit dat klusje op te knappen voordat jij er bent. En pech voor jou, dat klusje duurt langer dan verwacht.

De oplossing?

Het is heel eenvoudig: voorkom dat je contactpersoon aan een nieuwe klus begint. Stel tijdens het maken van de afspraak voor om de klant een bevestiging te sturen via de e-mail.

Je doet dit via de kalender van MS Outlook of andere software waarmee je afspraken kunt plannen. Doe een afspraakvoorstel en vraag om bevestiging. Stel het alarm in. Op die manier herinnert de computer of telefoon de klant aan zijn afspraak.

Een ander idee is om iets te vroeg te komen. Zodra je dicht in de buurt bent, bel je vanuit je auto met je contact:

“Meneer / mevrouw huppeldepup ik ben ietsje vroeger dan verwacht, is het goed dat ik nu al kom?”

Mijn ervaring is dat de meeste mensen toestemmen. En het belangrijkste: geen nieuwe klusjes oppakken. Het klinkt ook nog eens erg hoffelijk. Er is zelfs een kans dat jouw contact je opwacht in de receptie. Het scheelt je veel tijd. Want wachten is nooit leuk! Uiteraard kan je dit ‘trucje’ slechts af en toe toepassen bij dezelfde klant.