Waarom zou je aantekeningen maken tijdens je gesprekken met klanten? Vanwege een slecht geheugen? Of zijn er nog andere redenen?

Je hoeft helemaal geen geheugen als een zeef te hebben om toch veel plezier te beleven aan je notities! Het is belangrijk om te onthouden wat je allemaal met de klant hebt besproken. Je kunt daarna een betere follow-up aan het gesprek geven. Een week later zijn we namelijk allerlei dingen alweer vergeten.

Gelukkig hoeven deze notities helemaal niet zo gedetailleerd te zijn. Je moet precies voldoende weten om het gesprek later weer naadloos te kunnen laten aansluiten op het eerdere gesprek. Maar er zijn meer voordelen verbonden aan het maken van aantekeningen.

De voordelen van aantekeningen maken

Met het maken van aantekeningen zend je de boodschap naar de ander dat je het belangrijk vindt wat hij vertelt. Vraag eerst om toestemming. Vrijwel niemand zal dit weigeren. De simpele vraag: “Vindt u het goed dat ik notities maak?” is al voldoende. Welke voordelen heeft het maken van aantekeningen nog meer?

1. Je concentreert je beter op wat de ander vertelt. Het is vrijwel onmogelijk om tegelijkertijd te luisteren, aantekeningen te maken en ook nog eens na te denken over een spitsvondig antwoord.
2. De andere persoon weet dat je oplet en dat je luistert naar wat hij vertelt.
3. Met je aantekeningen in de hand, ben je tijdens het volgende gesprek beter in staat een samenvatting te maken van het eerdere gesprek.
4. Als je de aantekeningen op schrift hebt gesteld, zal de andere partij minder snel geneigd zijn om van mening te veranderen! Door deze aantekeningen kort samen te vatten zend je een duidelijk signaal naar de ander. Omdat mensen zich graag consequent gedragen, zal de neiging om onder de eerder gemaakte afspraken onderuit te komen, worden onderdrukt.
5. Als de ander weet dat je aantekeningen maakt, zal hij eerlijker zijn met zijn uitspraken en antwoorden. Tenslotte staat het zwart op wit. Het is later minder makkelijk om een uitspraak een beetje de andere kant op te buigen.

Pas op. Als je je teveel concentreert op je aantekeningen kijkt de ander steeds tegen een gebogen hoofd aan. Je raakt het oogcontact kwijt. De communicatie lijdt eronder. Zoals zoveel dingen: doe het met mate en hoed je voor overdrijven.

Ten slotte

Aantekeningen zijn meer dan uitsluitend een geheugensteuntje. Het ‘dwingt’ je gesprekspartner tot grotere integriteit en de kans dat men zich aan de gemaakte afspraken houdt, neemt aanzienlijk toe.