Wat doe jij als een collega plotseling niet op z’n werk verschijnt, bijvoorbeeld omdat hij ziek is of pech heeft? Denk je “Oeps wat vervelend voor hem!” en wijd jij je vervolgens aan je eigen taken of onderneem je actie. En wat voor actie?

De wereld zal niet vergaan als iemand een paar dagen niet op zijn werk verschijnt. Maar het is wel waarschijnlijk dat bepaalde dingen in het honderd lopen. De vraag is:

• Moet iemand zijn/haar taken overnemen?
• Zijn er afspraken die je moet verschuiven.

Dat laatste is wel zo netjes. Want stel je voor dat je collega een afspraak heeft met een klant. Wie brengt die klant op de hoogte? Als jullie niets doen, dan is de kans groot dat je een klant kwijtraakt.

Toegang tot de agenda?

Op zo’n moment is het toch wel bijzonder handig als je toegang hebt tot de agenda van je collega. Bekijk dan of en met wie hij een afspraak heeft. Probeer eerst te overleggen met de afwezige. Afhankelijk van het resultaat, kun jij dan zijn afspraken netjes afmelden. Het voorkomt dat mensen een ‘blauwtje lopen’.

Het is wel zo professioneel. De meeste klanten hebben er begrip voor wanneer een afspraak niet doorgaat. Waar ze geen begrip voor hebben is onverwachte tegenvallers die voorkomen hadden kunnen worden. Het kan een reden voor ze zijn om zaken met iemand anders te doen.

Tips

• Maak je agenda toegankelijk voor je collega’s.
• Maak van elke belangrijke actie een aantekening in het CRM-systeem.
• Noteer de afspraken duidelijk (dus met onderwerp en alle contactgegevens).
• Kijk in de agenda van je collega wanneer die onverwacht niet op zijn werk verschijnt.
• Probeer eventjes met de absente collega te overleggen.
• Zeg vervolgens eventuele afspraken af.

En als de klant verstek laat gaan?

Andersom is natuurlijk ook mogelijk. Je hebt een afspraak met een klant en je verschijnt keurig netjes op tijd en dan …? Dan vertelt de receptioniste:

“Sorry maar meneer De Jong is ziek!”

Daar sta je dan. Hadden ze je dat niet eerder kunnen vertellen? Je bent helemaal voor niets afgereisd.

Dit soort gevalletjes van overmacht komen helaas wel eens voor. Iemand die plotseling iets anders te doen heeft en dat niet meldt of zoals in het voorbeeld niet op zijn werk verschijnt. Zoiets kan de besten overkomen. En jij staat machteloos. Daar is geen kruid tegen gewassen. Maar soms kun je dit soort gedoe wel voorkomen.

Tip. Wil je zekerheid hebben voordat je een verre reis maakt? Bel dan eventjes op en zeg dan zoiets als “Ik heb straks een afspraak met [naam]. Wat is de makkelijkste weg om bij jullie te komen?”

Tip. Is de afspraak lang geleden gemaakt? Bel de dag van te voren op en zeg “Ik ben druk bezig me voor te bereiden op ons gesprek van morgen. Wat ik me afvraag is of er nog nieuwe ontwikkelingen zijn waar ik rekening mee moet houden?”

Pas op! Vraag nooit “Hebt u aan onze afspraak gedacht?” Je zet de ander in de hoek als iemand die vergeetachtig of slordig is. Niet handig!