Wanneer PowerPoint ter sprake komt buitelen de presentatiedeskundigen over elkaar heen. Volgens sommigen is PowerPoint totaal uit den boze. Anderen juichen het weer toe. Mag je PowerPoint nu wel of niet gebruiken tijdens je presentatie?

Over een ding is wat mij betreft geen discussie mogelijk: jij bent de presentatie en niet een of ander technisch hulpmiddel. Kijk eens naar Ted.com Daar zie je geweldige presentaties met een minimum aan technische hulpmiddelen.

Dat kun jij uiteraard ook doen. Soms zijn enkele aansprekende foto’s een prima aanvulling. Maar wat veel mensen niet weten is dat TED eindeloos oefent met de presentatoren en een sterke regie voert. Daarvoor ontbreekt bij de meeste mensen de tijd. Het wordt al helemaal lastig als je veel gegevens moet presenteren. Dan kun je haast niet zonder een hulpmiddel zoals PowerPoint.

Er is natuurlijk helemaal niets tegen het gebruik van PowerPoint. Waar regelmatig alles mis mee is, is de manier waarop men PowerPoint inzet. In dit artikel vind je 5 belangrijke redenen die pleiten voor het gebruik van presentatiemiddelen zoals PowerPoint of Prezi.

Goede voorbereiding

Tenzij je een geboren spreker bent en je verhalen gemakkelijk uit je mouw schudt, is het verstandig om jezelf grondig voor te bereiden. Het maken van een presentatie biedt daarbij een prima houvast. Het geeft je de kans zorgvuldig te overdenken wat je wel of niet gaat vertellen.

Tip. Voor eenmalige presentaties is PowerPoint een uitkomst. De dia’s dienen als ‘spiekbriefje’. Zet de laptop goed zichtbaar voor je neer. Dan heeft vrijwel niemand het door wanneer je eventjes spiekt. Een ander trucje is om iets op het beeldscherm aan te wijzen.

Pas op. Wanneer je iets aanwijst, keer de zaal dan niet de rug toe.

Pas op. Lees nooit voor! Dan kun je net zo goed je mond houden en de hand-out uitreiken.

Structuur

Aan de hand van de presentatie breng je een duidelijke structuur aan in je verhaal. Je kunt de dia’s van je presentatie eenvoudig op de computer ordenen tot een logisch geheel via de diasorteerfunctie. Een veel gebruikte structuur is:

• kop,
• romp,
• staart.

In de kop vertel je met zoveel woorden wat je gaat presenteren.

Tip. Beter is nog je publiek te motiveren en te vertellen wat het nut is om naar je te luisteren. Dat kan bijvoorbeeld prima aan de hand van een ervaring. Je vertelt bijvoorbeeld over een probleem wat je hebt meegemaakt en hoe je deze situatie ten goede hebt gekeerd.

Pas op. Sommige mensen beginnen met het vertellen van een grapje. Dat is gevaarlijk. Wanneer je publiek niet kan lachen om de grap, of erger de grap slecht valt, heb je de verkeerde toon voor je presentatie gezet.

De romp vormt de kern van je verhaal en in de staart vat je de belangrijkste punten nog eens kort een bondig samen en kan je een oproep tot actie doen.

Tip. Wellicht is het een beter idee om jouw publiek tot actie op te roepen voordat je het verhaal samenvat. Geef ze eventjes de kans daarop te reageren en vat dan pas samen. Het voordeel is dat je eventuele kritiek of suggesties nog ‘mee kunt pakken’.

Gebruik beelden

De moderne mens is gewend geraakt aan een mix van beelden en geluiden. Dus is er niets mis mee om je verhaal daarmee te illustreren. Sterker nog: wanneer je bijpassende beelden (zoals foto’s) verzamelt, maken deze jouw verhaal een stuk krachtiger. Nog sterker: zonder beelden zou het er wel eens toe kunnen leiden dat mensen het een saaie bedoening vinden.

Af en toe een geluidje kan ook wat leven in de brouwerij brengen. Overdrijf daarmee niet. Ook een kort videofragment is prima mogelijk. In alle gevallen ligt de nadruk natuurlijk op het woord ‘fragment’.

Tip. Overtuig jezelf ervan dat de beelden (geluiden en video) jouw verhaal daadwerkelijk versterken. Vraag ook aan anderen welke associaties deze oproepen.

Tip. Beperk de informatie per dia. Maak er geen ratjetoe van.

Ingewikkelde informatie

PowerPoint is natuurlijk prachtig voor het overbrengen van complexe informatie. Denk daarbij aan allerlei cijfers en diagrammen. Dit is informatie die je vrijwel niet via het gesproken woord kunt overbrengen. Dien het in hapklare brokken op.

Tip. Vereenvoudig grafieken. Haal overbodige gegevens weg.

Tip. Gebruik maximaal 3 tot 5 bullets met steekwoorden of korte zinnen per dia.

Pas op. Beperk het aantal dia’s. Een aardige vuistregel is gemiddeld 1 dia per 3 minuten.

Hand-out

Nog een voordeel van presentatiemiddelen: je kunt hand-outs met aantekeningen uitdelen aan het publiek. Op deze manier stel je ze in staat de zaken nog eens op hun gemak door te nemen. Daarnaast is het mogelijk je presentatie verder te verspreiden via sociale media. Denk bijvoorbeeld aan Slideshare.

Tenslotte: een PowerPoint of Prezi-presentatie is en blijft een hulpmiddel. Het dient er toe het verhaal te versterken. Jij bent het verhaal. Zelfs de mooiste presentatie kan het niet verhullen wanneer de spreker allerlei standaardfouten maakt.

Voor korte speeches of een toespraak bij speciale gelegenheden is PowerPoint natuurlijk minder (niet) geschikt. Lees ook: Een praktisch ezelsbruggetje voor overtuigende presentaties

---

Wil je meer winstgevende omzet scoren?

Ben je op zoek naar nieuwe klanten? Wil je meer verkopen aan bestaande klanten? Je concurrent de loef afsteken? Wie niet?

Ambitieuze bedrijven en verkopers zijn constant op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden. Ze willen hun zaken verder uitbreiden en ontwikkelen. SalesQuest helpt je verder op weg richting verkoopsucces via praktische online verkooptrainingen.

Vanaf prospects verleiden via internet, telefonische acquisitie tot en met het afronden van de verkoop. Kortom: zet jezelf op scherp…