Een offerte is slechts één stap in het verkoopproces. Helaas komt het nog wel eens voor dat verkopers deze stap zien als een soort afsluiting van hun inspanningen. De offerte is de deur uit. Geweldig! Dat was een hele klus. Pfff… nu eventjes rustig aan. Fout! Op die manier lopen verkopers veel kansen mis.

Veelal gaat een verkoper de strijd aan met één of meer concurrenten. En dan is het vaak niet de offerte die de doorslag geeft, maar de manier waarop de verkoper de offerte opvolgt. Het is dus zaak de vinger aan de pols te houden. Hoe pak je het aan?

Bellen tijdens het maken van de offerte

Tijdens het maken van de offerte kan het gebeuren dat je twijfelt over de juiste oplossing voor de klant of nog wat meer informatie nodig hebt. Pak gerust de telefoon en vraag om extra informatie. Dit hoeft echt niet onprofessioneel over te komen. De klant weet meteen dat je met de offerte bezig bent.

Maak voordat je belt wel eerst een inventarisatie van de vragen of ontbrekende gegevens. Het is uiteraard wel onprofessioneel als je meerdere keren moet bellen om je informatie compleet te krijgen.

Denk er dan ook om te vragen naar nieuwe ontwikkelingen. Je kunt er dan meteen op inspelen. Bovendien is dit contactmoment een soort van tussentijdse peiling naar de interesse van de klant. Als de reactie lauw is, kun je jezelf afvragen of het allemaal wel de moeite waard is.

Pas op. Het is echt onprofessioneel als een verkoper geen navraag doet wanneer hij iets niet weet. En vervolgens een aanname doet. Grote kans dat hij dan de plank misslaat!

De offerte is de deur uit, wat nu?

Stuur kort na het verzenden van de offerte, nog extra materiaal naar de klant, bijvoorbeeld een aparte referentielijst. Het kan ook zijn dat je een artikel hebt gevonden over een onderwerp dat tijdens het verkoopgesprek aan de orde is geweest.

Bel de klant op een bied aan op bezoek te komen zodat je de offerte kunt toelichten. Nog beter: maak voordat je de offerte verstuurt duidelijke afspraken over de follow-up. Je kunt dit al prima doen tijdens het verkoopgesprek.

Het is belangrijk het (telefoon)gesprek goed voor te bereiden en dat je weet wat je wil vragen (je hebt toch een duidelijke doelstelling voor ogen?). Het is onhandig om te beginnen met:

“Heeft u al gekeken naar onze offerte?”

Ten eerste is het niet jouw taak om de klant te controleren of hij wel doet wat je van hem of haar verwacht. Twee: als de klant op dat moment weinig tijd of zin heeft om over de offerte te spreken, kan hij zich er gemakkelijk vanaf maken met:

“Nee, helaas heb ik geen tijd gehad, belt u later nog eens terug!”

Op deze manier ben je geen stap verder gekomen. Beter is om de klant een paar dagen na het versturen van de offerte (of op het afgesproken tijdstip) te bellen. Vertel hem dat je de offerte hebt verstuurd. Ga direct verder en zeg waar de offerte over gaat. Noem het belangrijkste voordeel dat erin opgenomen is. Sluit af met:

“Ik heb daar een paar vragen over, heeft u nu tijd om deze te beantwoorden?”

Indien de klant instemt met de voortzetting van het gesprek, ben je in de gelegenheid om de klant naar zijn mening over de offerte te vragen. Het verdere verloop van het gesprek hangt natuurlijk af van de antwoorden van de klant. Bijvoorbeeld:

Klant: “De offerte ziet er prima uit, dat is precies wat wij in gedachten hadden. Maar de prijs is aan de hoge kant!”

Verkoper: “Meent u dat nou? En wij hadden nog wel zo’n goede prijs voor u gemaakt. Mag ik u vragen waar u onze prijs mee vergelijkt?”

Dit laatste is natuurlijk essentieel. Klagen over de prijs is een soort automatisme, soms testen de klanten of je voldoende ruggengraat hebt. Je kunt de prijs pas verdedigen als je weet waarmee de klant deze vergelijkt.

Als de concurrent inderdaad goedkoper is, probeer dan de specificatie van de andere offerte te bespreken. Het kan zijn dat de offerte van de ander minder volledig is of dat bepaalde onderdelen goedkoper zijn. Blijf altijd kalm en vriendelijk en doe nooit onnodige concessies!

Verkopen is een proces van kijken en vergelijken

Het is de gewoonste zaak van de wereld dat klanten bij meerdere bedrijven offertes aanvragen. Zelfs zeer trouwe klanten doen dat regelmatig en in veel bedrijven behoort het tot de standaardprocedure. Het is bepaald niet iets waarvan je slapeloze nachten moet hebben.

Ga nooit, maar dan ook echt nóóit, openlijk de concurrent bekritiseren! Het is niet ‘chique’ en bovendien – en dat is nog veel erger – bekritiseer je impliciet de keuze van de klant. Een voorbeeld:

“Meneer Jansen, dat andere bedrijf is altijd goedkoper, dat komt omdat de onderdelen die zij gebruiken voor …. van mindere kwaliteit zijn. Ons product bevat …. en dat gaat veel langer mee!”

Het kan ook zo:

“Meneer Jansen, u werkt in een continu productiebedrijf en elk uur stilstand kost enorm veel geld. Kijkt u nu eens naar de kwaliteit van onze …. [noem een bepaald onderdeel en verwijs naar de offerte of een foto in de brochure]. Hierdoor draait onze machine gegarandeerd 2.000 uur zonder stilstand voor onderhoud of reparaties. Als u de machine al na 1.000 uur zou moeten stopzetten voor een onderhoudsbeurt, welke gevolgen zou dat dan hebben voor uw productiekosten?”

Merk op dat je met geen woord over de concurrent spreekt en dat je het verhaal afsluit met een vraag. Een vraag die duidelijk ingaat op de consequenties van eventueel minder goede kwaliteit! Met andere woorden: je maakt duidelijk wat de negatieve gevolgen zijn voor de klant en waarom!

Nog enkele tips

Ook al wijst men je offerte af, dan nog is het verstandig na enkele weken opnieuw contact op te nemen. Wie weet is het met de andere leverancier mislukt en krijg je opnieuw een kans.

Houd regelmatig contact met de klant. Zorg er dan wel voor dat deze gesprekken voor de klant toegevoegde waarde hebben. Vraag naar nieuwe ontwikkelingen. Stuur kopieën van artikelen en benader de klant met de nieuwste productinnovaties.

Last but not least: uit diverse onderzoeken blijkt dat verkopers in veel gevallen offertes helemaal niet opvolgen. Het is dood zonde (of een doodzonde?). Vrijwel niks gaat vanzelf. Het simpele feit van nabellen geeft je al extra kansen om orders te sluiten (vooral als jouw concurrenten ook te lui zijn om hun offertes op te volgen).

Conclusie

De offerte is slechts één stapje in het verkoopproces. Falen of succes, is vaak afhankelijk van de opvolging, juist omdat tegenwoordig producten en diensten zoveel op elkaar lijken.