Bij presentaties draait het er om dat je allereerst de aandacht van het publiek weet te trekken en deze vervolgens vasthoudt. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Je bent enthousiast over het onderwerp, maar is het publiek dat ook?

De vuurdoop

Mijn eerste training was een pijnlijk leerzame ervaring. Als trotse auteur van een gloednieuwe syllabus over direct mail stond ik voor een publiek van vijftien binnendienstmedewerkers. Ik had mijn verhaal tot in de kleinste details voorbereid.

Onder het toeziend oog van mijn mentor begon ik enigszins nerveus aan mijn presentatie. De zenuwen ebden gelukkig snel weg. Vervolgens was ik niet meer te stoppen.

Na ruim een uur was het tijd voor een koffiepauze. Voor het aanbreken van deze pauze stelde ik aan mijn publiek de bekende vraag:

“Hebben jullie nog vragen of opmerkingen voordat we gaan pauzeren?” Het bleef akelig stil.

Let op. Dit is een onhandige vraag waarop je meestal geen respons krijgt. Want wie durft de pret van het koffiedrinken te verstoren?

Meer pijnlijke stiltes

In de loop van de dag vielen er vaker ongemakkelijke stiltes. Toen mijn mentor voorstelde het van me over te nemen, pakte ik het aanbod met beide handen aan. Helaas lukte het ook hem niet meer het publiek tot actie te bewegen. Het kwaad was al geschied. Toen wij eventjes alleen waren vertrouwde hij mij toe dat het begin van de dag verkeerd was:

“Michel je moet ze er direct bij betrekken, anders wordt het helemaal niks”.

Het toverwoord: aandacht

Elke ervaren presentator weet dat de eerste minuten van een presentatie de toon zetten voor het verdere verloop. Het is de taak van de presentator het publiek te activeren, hun aandacht als het ware te vangen. Vertel bijvoorbeeld wat het nut voor het publiek is van je verhaal. Geef antwoord op de brandende vraag (vanuit je publiek bekeken):

“Wat heb ik er aan?”

Een andere mogelijkheid is van start te gaan met een prikkelende anekdote. Een herkenbaar verhaaltje waarmee je het publiek direct bij het onderwerp betrekt. Wat moet je vooral niet doen?

• Moppen tappen. Als de grap verkeerd valt, ben je verloren.
• Over jezelf of je bedrijf praten. Laat je door iemand anders voorstellen. Dan wel op een positieve manier!
• Vertellen waarom je de spreekbeurt geeft. Of dat anderen je hebben gevraagd. En dat je het zo lastig vindt. Je publiek is er niet naar geïnteresseerd.
• Jezelf om de een of andere reden bij voorbaat excuseren. Bijvoorbeeld: ‘Ik ben op het laatste moment gevraagd en heb me dus niet zo goed kunnen voorbereiden!’ Poeh, wat een afknapper. Het publiek denkt meteen: ‘Dit wordt helemaal niets’ (diepe zucht, hopelijk is het snel voorbij).

Aandacht vasthouden

Heb je de interesse van het publiek opgewekt? Dan wacht je een tweede taak: de aandacht vasthouden. Dat doe je in de eerste plaats door te doen alsof je een persoonlijk gesprek voert.

Maak gebruik van voorbeelden, analogieën en korte verhaaltjes. Mensen zijn er dol op. Daarmee illustreer je het betoog en houd je de interesse vast. Geef het verhaal een duidelijke structuur (kop-romp-staart).

Tip. Hanteer de KISS-formule: keep it short and simple.

Pas op. Een valkuil is om te veel details en randzaken te vermelden. Die doen er over het algemeen niet toe en maken een verhaal al gauw moeilijk om te volgen.

Het is van het grootste belang dat er interactie ontstaat tussen spreker en publiek. Als ik ergens in de fout was gegaan, dan was het wel op dit onderdeel. Ik spuide mijn kennis en vergat een gesprek aan te gaan.

Communicatie

De derde regel is dus: breng communicatie op gang met jouw publiek. Sommige sprekers ratelen aan een stuk door. Het gevolg? Het publiek kan er geen touw aan vast knopen en stopt met luisteren.

Tip. Laat af en toe een stilte vallen. Zet je publiek aan tot nadenken. Leg je publiek regelmatig vragen voor. Plan deze vragen van tevoren.

Er is nog een andere methode: geef het publiek bijvoorbeeld twee minuten de tijd en stel voor dat ze samen met hun buurman of buurvrouw enkele vragen bedenken.

Je kunt ook in de zaal (op elke stoel) een formulier neerleggen waarop mensen vragen kunnen noteren. Deze formulieren kunnen ze inleveren bij een van de medewerkers. Lang niet iedereen heeft de durf om in een zaal op te staan en een vraag te stellen.

Herhaal de vraag voor de groep en beloon de vragensteller met een compliment. Verzin geen makkelijke of snelle antwoorden. Dat is de dood voor elke discussie. Het is voor een presentator heel makkelijk vragenstellers publiekelijk de mond te snoeren. Een bijkomend effect is natuurlijk dat niemand het nog waagt vragen te stellen.

O ja, voordat ik het vergeet: de deelnemers aan de tweede direct mailingtraining hebben er veel plezier aan beleefd en uit de reacties na afloop was het duidelijk dat ze er veel van hebben opgestoken!