Hoeveel e-mails ontvang jij dagelijks? Een paar? Enkele tientallen? Of nog meer? De meeste mensen ontvangen meer e-mails dan ze lief is. En dus… bekijken ze elke nieuwe e-mail heel kort en bepalen binnen een oogwenk wat ze er mee doen.
Gaan ze de mail lezen? Of verdwijnt de e-mail linea recta in de elektronische prullenbak?
Om een redelijke voorspelling te kunnen maken wat er met jouw e-mail gebeurt, is het noodzakelijk om te weten hoe mensen naar hun e-mails kijken. Dat werkt globaal als volgt. Ze scannen mails op de volgende kenmerken:
- De onderwerpregel
- De afzender (e-mailadres)
- Of de mail er aantrekkelijk uitziet.
De onderwerpregel
De onderwerpregel bepaalt voor een belangrijk deel of mensen een bericht lezen of negeren. De onderwerpregel vormt de eerste (en soms de enige) indruk. Alle reden dus om er extra aandacht aan te besteden en goed na te denken alvorens je de e-mail verstuurd. In de praktijk valt dat nogal eens tegen. Vandaag ontving ik een e-mail met de volgende onderwerpregel:
Bezoek de activiteiten dag van NMCX aanstaande zondag
Dit zegt me totaal niets. Wat (of wie?) is NMCX? Geen idee. En waarom zou ik die dag moeten bezoeken? Dat is niet meteen duidelijk. Kortom: de vraag ‘wat heb ik er aan’ blijft in de lucht hangen. En ‘activiteiten dag’ is verkeerd gespeld. Het is één woord:
- activiteitendag
Het is een samenstelling van twee woorden: activiteiten+dag. Dat schrijf je altijd aan elkaar. Dus zonder spatie. Aan elkaar is met spatie omdat ‘aan’ een voorzetsel is. Die schrijf je over het algemeen los.
Let op. Je ziet dit verkeerde gebruik van spaties steeds vaker. Het is fout! Er is zelfs een heuse website aan gewijd: signalering onjuist spatiegebruik. Je vindt op deze site de belangrijkste regels.
Ook bij het beantwoorden van e-mails gaat er het een en ander verkeerd. Mensen beantwoorden eventjes snel de e-mail zonder de onderwerpregel aan te passen. Je ziet dan de volgende tekst:
re: [onderwerp]
Het is bepaald geen aansporing om het bericht te lezen. Soms zie je hele ritsen e-mails met telkens dezelfde onderwerpregel. En dat terwijl het onderwerp inmiddels heel anders kan zijn.
Het staat een beetje slordig en gemakzuchtig. Wil je een goede indruk op je klanten maken en tonen dat je hun berichten serieus neemt? Pas de onderwerpregel aan. Nog een tip voor de onderwerpregel: houd het vooral een beetje kort.
Tip. Soms kun je al volstaan met enkele woorden die de reactie van de ander in de kern samenvatten.
Ja maar…?! Er zijn mensen die zeggen: ik verander de onderwerpregel niet omdat je daarmee aangeeft dat het dezelfde conversatie is. Ze hebben een argument. Alleen…? Als mensen elkaars e-mail blijven beantwoorden, staan de oorspronkelijke teksten meestal onder het nieuwe antwoord. Het is maar wat je wenst te bereiken.
De afzender
Ontvang je een e-mail van een bekende? Dan is de kans groot dat je de e-mail op z’n minst opent. Waarschijnlijk komt het ook niet in je op om e-mails van mensen die belangrijk zijn in je (professionele) leven te negeren. Maar een e-mail van de een of andere onbekende? Die ondergaat vaak een ander lot.
Advies: maak het een beetje persoonlijk en zorg dat in je e-mailadres jouw naam voorkomt en niet de een of andere rare afkorting of generieke bedrijfsnaam.
Ziet de e-mail er aantrekkelijk uit?
Lange lappen met tekst sporen de ontvanger niet aan om eens lekker te gaan lezen. Houd het dus kort. Bouw voldoende witruimte in. Daarmee bedoel ik dat je enige ruimte maakt tussen jouw teksten. Dat oogt lichter en dus makkelijker om te lezen.
Taaltechnisch bezien is dat wellicht onjuist, maar daar gaat het in dit geval niet om. Het draait om de leesbaarheid van je mails. Wist je dat mensen (jong en oud) veel slechter van een beeldscherm lezen dan van papier?
Tip. Omdat je van papier veel beter leest dan van een beeldscherm is het een goed idee om de tekst van belangrijke e-mails eerst even te printen.
Disclaimers?
Juristen bemoeien zich ook met onze e-mails. Daarom tref je tegenwoordig op mails ‘disclaimers’ aan. Tot ridicule opmerkingen over onjuist gebruik en het niet aanvaarden van verantwoordelijkheid. Is dat nou écht nodig? Is het niet veel beter om eerst goed na te denken over wat je in een mail schrijft?
Bedenk ook dan met mails makkelijk kan doorsturen naar anderen zonder dat jij er weet van hebt. Als dat verkeerd uitpakt, kun je jezelf wel beroepen op die disclaimer (als die al stand houdt) maar de schade is er vaak niet minder om.
Meningsverschillen en geïrriteerde discussies
Het grote gemak van e-mail is dat je zo’n mailtje binnen de bekende poep en een scheet schrijft en verzend. Een nadeel is dat de emoties verkeerd kunnen overkomen. Mensen zien slechts letterlijk wat je hebt geschreven. Ze kunnen niet zien of je het met een brede glimlach hebt geschreven of dat je het serieus bedoelt. De gouden regel is: vecht via de mail geen meningsverschillen of andere prikkelende discussies met elkaar uit. De kans is groot dat men het totaal verkeerd opvat en het helemaal uit de hand loopt. Pak in dat soort gevallen de telefoon of zorg dat je iemand persoonlijk kunt spreken. Dan kan de ander veel beter je werkelijke intenties oppakken.
Ben je op zoek naar nieuwe klanten? Wil je meer verkopen aan bestaande klanten? Je concurrent de loef afsteken? Wie niet?
Ambitieuze bedrijven en verkopers zijn constant op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden. Ze willen hun zaken verder uitbreiden en ontwikkelen. SalesQuest helpt je verder op weg richting verkoopsucces via praktische online verkooptrainingen.
Vanaf prospects verleiden via internet, telefonische acquisitie tot en met het afronden van de verkoop. Kortom: zet jezelf op scherp…